Главная цель бизнеса — прибыль. Чтобы финансовые показатели росли, необходимо постоянно оценивать результативность действий (бизнес-процессов) и повышать скорость их выполнения. Именно в этом Вам может помочь автоматизация.

Автоматизация бизнеса: что такое и зачем?

Что такое автоматизация?

Это перенос рутинных, механических действий сотрудников на автоматизированные системы. Чем больше бизнес, тем значительнее прибавляется процессов. Чтобы не погрязнуть в выполнении банальных задач, можно передать их в железные руки компьютера. Тем самым, сократить затраты и сделать работу сотрудников эффективнее. Все мы помним закон Парето: 20% усилий дают 80% результата. Поэтому важно сделать так, чтобы фокус внимания сотрудников был именно на этом проценте задач, а не на рутинных обязанностях. Автоматизация бизнес-процессов — отличное решение.

Примеры бизнес-процессов

Перечислим основные отделы работы в каждой компании и аспекты, которые могут быть автоматизированы:

  • продажи (контроль и планирование продаж, отчетность, анализ цен)
  • логистика (информация о товарах на складе, своевременное оформление заказа)
  • маркетинг (работа с клиентом, рекламными акциями, рассылками)
  • бухгалтерия (уменьшение количества бумаг, готовая форма заполнения реквизитов, наглядная аналитика)
  • персонал (прозрачность, анализ эффективности работы сотрудников)

От того насколько грамотно выстроена система работы, зависит самое важное — к кому в итоге обратится клиент?

Виды бизнес-процессов

В каждом из вышеперечисленных отделов проходят свои бизнес-процессы. Но все их принято разделять на три группы:

  1. Основные (те задачи, которые напрямую влияют на прибыль компании: производство и реализация товаров, услуг)
  2. Вспомогательные (направлены на поддержание главных процессов компании, позволяют ей обеспечить непрерывность функционирования: IT, HR)
  3. Управленческие (задачи, которые относятся к контролю за выполнением обязанностей, планированию и стратегическому развитию)

Этапы автоматизации

1) Ставим цель

Перед тем как приступить к автоматизации бизнеса, необходимо обозначить цель. Что именно вы хотите автоматизировать и зачем?

Чаще всего выделяют такие цели:

  • Систематизировать бизнес (привести в порядок, так сказать)
  • Увеличить скорость работы
  • Наладить связь между отделами
  • Увеличить продажи
  • Уменьшить количество рутинных задач

Это лишь маленькая часть. Цель автоматизации определяется индивидуально, в зависимости от особенностей конкретного бизнеса.

2) Определяем бизнес-процессы: что нужно автоматизировать?

После того как вы поставили цель, необходимо ее разложить на маленькие части. Ответьте на вопрос: из каких действий она состоит? Если это увеличение продаж, то сюда входит коммуникация с клиентом, своевременная обработка заявок, консультация, проверка договоренностей, подготовка коммерческого предложения, контроль оплаты. Исходя из вашей цели, пропишите свою цепочку действий. Тогда станет понятно, что можно автоматизировать.

3) Составляем ТЗ.

Тут необходимо подробно расписать всё то, что вы обдумывали в предыдущих двух пунктах.

4) Выбираем программное обеспечение

Самый ответственный шаг — выбрать программное обеспечение, отвечающее вашим запросам. Определиться довольно сложно: рынок переполнен предложениями. Программы для автоматизации бизнес-процессов есть как платные, так и бесплатные (Excel, 1С, CRM-системы, ERP-системы)

Вы можете обратиться к нам за консультацией, и мы подскажем, какой способ автоматизации подойдет вашему бизнесу.

5) Внедряем

Вы уже знаете, что будете автоматизировать и как, остается решить каким образом это превратить в жизнь: самостоятельными силами или с помощью готовой команды.

Вывод

Автоматизация бизнеса — сложный процесс, но пренебрегать им не стоит. Сейчас это данность даже в малых предприятиях. Поэтому избегать современных технологий не стоит. Услуги автоматизации бизнес-процессов предлагают многие компании, но важно обращаться к профессионалам.

Наш кейс на тему автоматизации