Удаленный формат работы для многих компаний стал настоящим испытанием. Руководители вынуждены оперативно перестраивать бизнес-процессы, а сотрудники быстро адаптироваться. Удаленка — это хорошая проверка, которая показывает правильно ли организована работа компании. Как грамотно выстроить и управлять всеми процессами? Мы поделимся своими наблюдениям на этот счет и дадим несколько рекомендаций.
Что нужно сделать для перевода компании на удаленку?
Шаг №1 — создать единое онлайн-пространство
Самое важное и первостепенное — определиться с сервисами, в которых вы будете работать. Вся коммуникация должна проходить в одном месте. Во-первых, чтобы не тратить время на поиски нужных документов. Во-вторых, чтобы не пропустить важную информацию. Итак, инструменты, которые точно понадобятся:
- CRM-система или Таск-менеджер
Если по какой-то причине у вас нет CRM-системы, то самое время это исправить. Помимо автоматизации рутинных процессов, вы сможете оценивать эффективность каждого сотрудника (например, сколько звонков было совершено). Функционал CRM-систем огромен. Он дополняется в зависимости от того, что нужно конкретно вашей компании. Но главное — такая система собирает все бизнес-процессы в одном месте. Если же у вас небольшая компания, то можно обойтись таск-менеджером (Trello, Flow, Wrike и др). Он отлично подойдет для организации и контроля проектов.
- Skype, Zoom, Telegram, Slack
Очень важно настроить коммуникацию внутри команды.
Для рабочих чатов можно использовать Telegram. Сервис отлично подойдет, если у вас небольшая компания. В другом случае лучше использовать Slack. Там не придется тратить много времени на поиски нужной информации. Для проведения созвонов, планерок лучше всего использовать Zoom, Skype или Мeet. Просто и удобно.
- Google документы
Еще одна вещь, которая должна быть на удаленке (а лучше всегда) — облако с документами. Если сотрудники будут пересылать документы по почте, то об эффективности можно забыть. Доступ к необходимым папкам, отчетам должен быть всегда.
При переходе на удаленку нет проблем с отсутствием инструментов. Основная сложность заключается в том, чтобы перестроиться.
Шаг №2 — составить новые правила работы
Не все правила, которые работают в офисе, могут действовать на удаленке. Поэтому важно прописать новый регламент. Например:
- Каждый день в 10:00 летучка. На ней каждый сотрудник расскажет чем занимался вчера и какие задачи есть на сегодня. Такие быстрые созвоны отлично дисциплинируют и задают тон рабочему дню.
- Обозначить рабочее время. В этот промежуток все сотрудники должны быть на связи.
- Определить как будут подводиться итоги. В какой день, в какой форме?
Ошибки при переходе на удаленку
Если раньше компания никогда не работала в удаленном формате, то при переходе возникают довольно типичные ошибки:
- Чрезмерный контроль. Руководители переживают за то, что сотрудники могут заниматься посторонними делами и плохо выполнять свои обязанности. Из-за этого часто впадают в крайность и начинают контролировать буквально все. Этого делать точно не стоит. Контроль не любит никто, поэтому доверьтесь своим сотрудникам и позвольте им самим выполнять работу. По результатам отчета будет все понятно.
- Отсутствие четкой и понятной структуры работы. Сюда можно отнести огромное количество чатов, отсутствие планерки, неясность в постановке задач и весь тот хаос, который творится, когда нет структуры.
- Исключительно работа и ничего больше. Минусы удаленки в том, что пропадает общение между коллегами и остается только работа. Кофе попить в перерыве не получится, зайти в соседний кабинет к коллеге и переброситься парочкой фраз, тоже не выйдет. Чтобы не потерять корпоративный дух, можно устраивать встречи оффлайн или звонки.
Удаленка не так страшна, как кажется. Главное — правильно выбрать IT-решение, которое позволит компании стабильно функционировать в любом формате. Бизнес должен быть готов к переменчивым условиям.
