В динамичном мире IT, где каждая встреча может стать решающей для успеха проекта, важно точно помнить всё, что обсуждалось. Именно для этого и нужен follow-up — он помогает сохранить ясность и не потерять важные моменты.
Follow-up (фоллоу-ап) — это краткое саммари встречи, которое фиксирует ключевые моменты, достигнутые договорённости и обязанности участников. По сути, это заметка, которая служит напоминанием для всех участников встречи, включая руководителей, и помогает избежать недоразумений в будущем. В follow-up прописываются все важные детали, чтобы ни одно важное решение или задача не были забыты.
Виды follow-up
Follow-up бывают двух видов:
- Внутренние — это те, которые происходят между членами команды или сотрудником и руководителем. Они помогают всем понять свои задачи, не забыть о сроках и следить за выполнением работы внутри компании.
- Внешние follow-up — это общение с клиентами, партнёрами или подрядчиками. Они помогают сохранить хорошие отношения, уточнить важные моменты сотрудничества и избежать недоразумений. В любом случае, цель одна — чтобы все были на одной волне и договорённости были чётко зафиксированы.
Зачем нужен follow-up
- Человеческая память ненадёжна
С течением времени мы можем забывать важные детали, подвергаться когнитивным искажениям или неверно интерпретировать ранее сказанное. Follow-up помогает зафиксировать ситуацию такой, какой она была изначально, и избегать типичных проблем с памятью.
Когда информация зафиксировано письменно, никто не сможет сказать: “Я такого не говорил” или “Мы договаривались иначе”. Чёткий follow-up помогает всем быть на одной волне и легко вернуться к обсуждению, если что-то забудется. Это убирает путаницу и делает командную работу слаженной.
- Способ избежать бесконечных ненужных встреч
Follow-up помогает избежать бесконечных встреч, которые часто затягиваются и съедают рабочие часы. Он заставляет участников подходить к встречам серьёзнее, стремясь к конкретным договорённостям. Когда каждый знает, что после встречи будет обязательный и видимый для руководителя follow-up. Просто так потратить время в переговорке уже не получится. Это мотивирует прийти к реальным решениям и сократить количество ненужных встреч.
- Управление сроками
Follow-up помогает не затягивать задачи. Когда чётко прописаны задачи и дедлайны, ответственность участников возрастает, шансы пропустить дедлайн минимальны. В мире IT, где сроки всегда поджимают, это особенно важно.
- База знаний для работников
Корректно написанный внутренний follow-up может оказаться полезным даже спустя годы. Он помогает вернуться к обсуждению и понять, почему было принято то или иное технологическое или бизнесовое решение. Это особенно ценно, если необходимо изменить процесс: имея доступ к прошлым данным, ты можешь избежать повторения ошибок и внести изменения более осознанно. Таким образом, follow-up становится частью базы знаний компании.
Follow-up в продажах и партнёрском маркетинге
При общении с партнёрами или лидами follow-up играет ключевую роль и пишется на двух языках — русском и английском. Русская версия фиксируется в CRM и иногда в внутренних чатах команды. Это решает сразу несколько задач:
- Менеджер точно не забудет, что было обсуждено с партнёром.
- Если процесс продажи затянется, всегда можно вернуться к договорённостям через CRM (ведь лиды могут не выходить на связь в течение года или двух).
- При передаче лида между менеджерами информация не теряется, и новый менеджер легко сможет продолжить общение.
- Команда будет в курсе, кто её партнёры, как они относятся к компании и какие вопросы у них возникают.
Англоязычный follow-up отправляется партнёру сразу после звонка. Это помогает убедиться, что вы с клиентом на одной волне (on the same page), а также служит своего рода документом о намерениях. Такой follow-up позволяет клиенту ещё раз перечитать информацию, лучше её усвоить и при необходимости поделиться с командой.
Когда писать follow-up
Идеальный момент для написания follow-up — сразу после встречи. В крайнем случае, лучше сделать это в течение нескольких часов. Когда информация ещё свежа в памяти, намного проще зафиксировать все нюансы и детали. Чем больше времени проходит, тем выше вероятность, что какие-то важные моменты будут забыты или искажены.
Если нет возможности отправить follow-up сразу, важно сделать это в течение рабочего дня. Иначе важные детали могут быть утеряны, что снизит ценность самого документа.
Где лучше писать follow-up
Где фиксировать и отправлять follow-up тоже имеет значение. Лучший вариант — это корпоративная почта, профессиональные мессенджеры, такие как Slack. Кроме того, отправлять follow-up можно в рабочих чатах в Telegram. Для отделов продаж возможно также фиксировать договоренности в CRM системах.
Почему это важно? Почта сохраняет прозрачность, фиксирует отправленные сообщения и предотвращает случайные изменения или потерю информации. Письма легко искать и упорядочивать, что делает работу с ними удобнее.
Использование почты или мессенджера также помогает распределить задачи между участниками. Каждый видит, что обсуждалось и на чём сделан акцент, что устраняет споры и недоразумения в будущем.
Годный follow-up —
Простой и понятный для участников. Вот основные элементы, которые должны быть в качественном follow-up:
- Краткое содержание разговора — лучше тезисно, чтобы быстро вспомнить, о чём шла речь.
- Достигнутые договорённости — с указанием конкретных сроков выполнения.
- Ответственные лица — кто отвечает за каждую задачу, а также сроки выполнения.
Это основа хорошего follow-up, который помогает избежать путаницы и чётко зафиксировать все договорённости. Например, если обсуждалась разработка нового функционала, follow-up должен содержать список задач, сроки и ответственных за выполнение.
Писать follow-up нужно так, чтобы любой сторонний читатель сразу понял, о чём шла речь. Все ключевые моменты и договорённости должны быть изложены чётко и без двусмысленности, чтобы даже человек, не присутствовавший на встрече, смог легко разобраться в обсуждаемом вопросе.
Нюансы внешнего и внутреннего follow-up
При написании follow-up важно учитывать, с кем вы взаимодействуете — с коллегами внутри команды или с внешними партнёрами и клиентами.
Внутренние follow-up должны обязательно содержать имена всех участников встречи, упоминание компаний, а иногда даже настроение клиента или его особенности. Эти детали могут помочь в дальнейшем взаимодействии и придают дополнительную контекстуальность.
Внешние follow-up требуют ещё большей тщательности. Помимо основного текста, обязательно прикрепляйте все необходимые документы: примеры договоров, описания, презентации, оферы или схемы. Это даёт клиенту максимальную информацию для принятия решения или для того, чтобы обсудить наше предложение со своей командой. Чем больше полезной информации будет в follow-up, тем легче клиенту понять суть и двигаться дальше к сотрудничеству.
Пример follow-up
Синк CSM + L1
Введение: планируем перевести всех наших партнеров на оповещение о наших инцидентах на статус пейдж, тем самым освободить каналы от тысяч нотификаций, которые могут быть не актуальными для партнеров и облегчит работу Л1
Договоренности:
1. В течение следующей неделе ведем статус пейдж по всем правилам работы с нотификациями, чтобы наглядно партнерам продемонстрировать, как это будет выглядет.
2. После этого рассказываем партнерам про статус пейдж, закрепляем ссылку в каналах в слаке и телеграме и более не отправляем все нотификации, только важные и влияющие на бизнес партнера
@Pavel собери пожалуйста список ботов и типы ручных нотификаций, чтобы понять какие нотификации мы все таки хотим оставить в каналах и уточнения у партнеров какие боты им актуальны
3. Также обсудили как аккаунты могут отсылать массовые рассылки. Проанализируем на своей стороне насколько нам это подходит
Проблемы Л1:
- нехватка инициативы и настойчивости, ответственности за результат
- При тегах аккаунта, ответственность снимают с себя и далее уже не пушат
Это простой пример follow-up, который помогает каждому участнику чётко видеть свои задачи и сроки.
Follow-up в Evercode Lab
В Evercode Lab мы стремимся к тому, чтобы каждая деталь была учтена, каждый шаг был продуман, и все проекты завершены на высоком уровне. Follow-up — это тот инструмент, который помогает нам сохранять этот уровень качества. Когда каждый член команды чётко понимает свои задачи, знает, что от него ожидается.
Follow-up помогает держать верный курс в динамичном мире IT. Он создаёт ясность в проектах, устраняет любые сомнения и помогает двигаться вперёд с уверенностью. Мы не боимся сложных задач, потому что знаем, что у нас есть чёткий план, зафиксированный в follow-up. Это тот момент, когда хаос превращается в порядок, а идеи — в реальные действия.
В Evercode Lab мы ценим честную и открытую коммуникацию, и follow-up помогает нам быть командой, которая слышит и поддерживает друг друга. Каждый знает, что его вклад важен, и никакая деталь не будет упущена.
Стань частью Evercode Lab и строй будущее финтеха вместе с нами. Открытые вакансии уже на hh.
А ещё подписывайся на наш Telegram-канал, там рассказываем о жизни компании, анонсируем стажировки и 1-2 раза в неделю постим горячие вакансии.