Advent, Episode 5: Инструметы и сервисы

«В следующий раз, когда выйдешь на улицу, понаблюдай за простыми людьми. Как они изящно и легко выполняют самые простые действия — к примеру, забирают белье из прачеченой, беседуя о погоде с управляющей — корейской мама-сан, — и одновременно выковыривают мелочь из бумажников и карманов. Виртуозы! Но если дать им сценарий с теми же словами и действиями, ни черта у них не выйдет. Обычную жизнь не сыграешь». — Дуглас Коупленд, «Похитители жвачки»

Previously on Evercode Lab Advent

Это немного гики, которым (что уж скрывать) нередко с технологиями разбираться проще, чем с живыми людьми.

Кстати, для координации команды во времени мы активно используем календари…

Intro

Многие думают, что на каждую задачу, каждый процесс можно найти (или в крайнем случае написать) подходящий инструмент, который будет брать и все делать за вас без особых усилий. К сожалению, устроено это не совсем так. Инструменты — это только помощники, в подавляющем большинстве ситуаций они облегчают работу, но не заменяют собой непосредственного исполнителя.

Сегодня я опишу все инструменты, которые помогают нам делать нашу работу лучше, удобнее и приятнее, а клиентам понятнее и прозрачнее.

Базовые сервисы

Мы используем Google Apps для почты, календарей и хранения документов в google drive.

Ссылка: https://www.google.com/work/apps/business/ Цена вопроса: бесплатно

Почта

В первый день работы каждый сотрудник получает рабочий email на домене evercodelab.com. Именно на него уже идут инвайты на большинство других сервисов. Именно он используется для рабочей переписки. Личный email сотрудник использует только один раз: для получения данных по рабочему email.

Рабочий email добавляется в общую группу рассылки. Через нее на данный момент я отправляю всем сотрудникам письмо Evercode Weekly с итогами недели, планами на предстоящую, главными новостями и общими вопросам для обсуждения. На этой неделе я отправил уже 111-ое письмо weekly, настоящая хронология.

Для программистов почта — второстепенный инструмент, для менеджеров — один из основных. Недавно я сформулировал для ребят следующие рекомендации по работе с почтой:

• минимум почты – не надо использовать почту вместо других инструментов (например, для обсуждения проекта вместо basecamp)
• свой workflow — определите для себя режим работы с почтой, советую inbox zero
• регулярность — нет необходимости держать почту открытой весь день, но минимум два раза в день проверить ее стоит
• от вас ждут ответа — стоит понимать, что почта не самый оперативный способ коммуникации, но на вопрос клиента желательно ответить быстро, про ответ коллеге по крайней мере не забыть

Календарь

В этом году мы стали активно пользоваться общими календарями. Каждый сотрудник добавляет в свой рабочий календарь все важные события: встречи, созвоны, занятость по личным делам, отпуск, недоступность в перелетах-переездах. Все календари расшарены на всю команду. Т.е. в любой момент любой член команды может посмотреть, есть ли у меня на завтра встреча, чтобы пригласить на свою. Приглашения мы используем активно для встреч с клиентами и общих сборов типа планерок, докладов и ретроспектив.

Сейчас мы начали экспериментировать с календарем в basecamp, но эксперимент еще в процессе.

Google Drive

В gd хранятся все документы и материалы. В том числе: макеты, шаблоны, договоры, приложения, акты, образцы, материалы для обсуждения.

У нас есть одна общая папка Common. В ней у каждого проекта есть своя отдельная. Клиентам мы даем доступ либо на всю папку проекта, либо на отдельные вложенные папки или файлы.

Есть еще Common/evercode, где хранятся документы не относящиеся к проектам: планы, workflow и прочее.

Задачи и ведение проектов

Полное описание workflow по задачам заслуживает отдельных постов, но про инструменты кратко расскажу.

Basecamp

Через эту систему идет бОльшая часть коммуникации с клиентом по задачам проекта, вопросам, уточнениям. Там же можно договориться о встрече, уточнить повестку, оставить резюме встречи. В basecamp обычно присутствует общий план проекта и конкретной итерации. Небольшие проекты ведутся только тут. Для продолжительных же тут мы концентрируемся на том, чтобы понять заказчика, а конечную задачу формулируем уже в YouTrack.

скриншот одного из проектов в basecamp

скриншот одного из проектов в basecamp

Мы не используем discussions, только todo листы, так как первыми очень неудобно оперировать, когда их много.

В документах basecamp как правило хранится базовая информация по доступам на тестовую версию проекта на время разработки.

Ссылка: https://basecamp.com/ Цена вопроса: $30 в месяц

YouTrack

В эту систему задачи попадают уже после обсуждений. Идея в том, что тут задача уже должна быть максимально ясна, а ее описание содержать входные данные, всю необходимую информацию для работы и ожидаемый результат.

Именно в YouTrack мы создаем доски (Agile Boards) задач на каждую неделю. Карточки задач проходят через 5-6 статусов, начиная с готовности к выполнению, заканчивая приемкой менеджером или клиентом.

Если basecamp для коммуникации с клиентом, то YouTrack — вотчина программистов.

Ссылка: https://www.jetbrains.com/youtrack/ Цена вопроса: $20 в месяц

Trello

Trello стоит немного особняком. В рамках организации у нас есть целый набор досок. Названия говорят сами за себя. У каждой доски есть свой набор колонок-статусов.

• Management — манагерские задачи по проектам
  • next up
  • week plan
  • in progress
  • paused
  • done N (нормер недели)
• Projects (Active) — общие задачи по каждому текущему проекту
• Projects (Archive) — общие задачи по завершенным проектам (написать кейс, взять отзыв, получить долги по оплате и т.п.)
• Sales — трэкинг продаж
  • Contacted
  • Discovery
  • Proposal
  • Signed
  • Paused
  • Cancelled
  • Finished
• Blog – планы постов в блог
  • Next up
  • Draft
  • Review
  • Live
• сайт evercodelab.com — планы по сайту
  • next up
  • ready for work
  • in progress
  • draft
  • done
• Research — эксперименты по инструментам, подходам и всему-всему
  • Pending
  • Researching
  • Discussing
  • Result
• Plan — стратегические планы

Trello преимущественно используем Никита и я, ребят подключаем тоже, но реже.

Ссылка: https://trello.com/ Цена вопроса: бесплатно

Highrise

На данный момент для задач мы эту CRM не используем. Но через пересылку и Bcc Никита (менеджер проектов) и я отправляем туда email-переписку с клиентами. Таким образом любой может подхватить диалог или просто быть в курсе хода общения с клиентом.

Ссылка: https://highrisehq.com/ Цена вопроса: бесплатно

Общение

Экспериментов с чатами у нас было не много. До того, как остановиться не текущих, пробовали еще FlowDock и то, что сейчас называется Google Hangouts.

HipChat

Основной инструмент общения в команде. Даже можно сказать, виртуальный офис.

В основном все общение идет в главной комнате Evercode Lab: обсуждения, флеймы, вопросы, нелепые картинки и многое другое. Github — техническая комната, туда сыпятся всякие автоматические оповещения с github, о деплоях и прогоне тестов.

В Errors настроены оповещения об ошибках на поддерживаемых проектах.

Под каждый проект мы создаем отдельную комнату, чтобы не забивать общий эфир.

В чате можно спрашивать кого угодно о чем угодно и когда угодно. Причем постановка упоминаний человека через @ увеличивает шансы на быстрый ответ. Вполне нормально также спрашивать, когда все в офлайне. Либо отвечаем позже, либо оповещение прилетит через push на телефон или на почту.

Периодически мы включаем guest access в комнатах проектов для подключения внештатных участников проектов.

Ссылка: https://www.hipchat.com/ Цена вопроса: $2 за человека в месяц

Skype

При всей моей нелюбви к этому месенджеру, использовать его приходится. В основном для общения с клиентами. Для каждого проекта мы создаем групповой чат, чтобы клиент имел оперативный канал связи. Это же используется для еженедельный конференций, если в личной встрече нет необходимости.

Ссылка: http://www.skype.com/en/ Цена вопроса: $30 в месяц

Работа с кодом

Какая может быть компания программистов без отдельной секции инструментов для разработки.

GitHub

Это центральный инструмент для нашей работы. У нас оформлен аккаунт на организацию. Все репозитории проектов располагаются там: приватные для клиентов, публичные — для демо проектов и экспериментов. Есть группа team, куда добавлены все сотрудники. Для проектов периодически создаем отдельные группы, чтобы подключать клиентов для мониторинга хода работы.

Code review мы делаем через pull requests, каждый коммит помимо автора просматривает хотя бы еще один программист.

Недавняя блокировка это ресурса РосКомНадзором действительно помешала нам нормально работать. В связи с чем мы настроили vpn. Могу порекомендовать сервисы Vemeo и Hola.

На GitHub.Pages также работает наш блог и еще пара проектов.

Ссылка: https://github.com/EvercodeLab Цена вопроса: $50 в месяц

TeamCity

Этот сервис мы сейчас используем только для автоматического прогона тестов кода после его попадания на github. Результаты прогона TeamCity отправляет нам в HipChat.

Ссылка: https://www.jetbrains.com/teamcity/ Цена вопроса: бесплатно

SensioLabs Insight

PHP Project Quality инструмент, с помощью которого мы периодически проверяем качество наших проектов на Symfony2.

Ссылка: https://insight.sensiolabs.com/ Цена вопроса: https://insight.sensiolabs.com/pricing

Сервера

Неизбежно наши проекты требуют наличия сервера для демонстрации и последующей работы.

DigitalOcean

На DO мы перебрались после Hetzner и Amazon EC2. Советуем его клиентам. У нас есть тестовые и продакшн сервера. На первом находятся проекты в процессе разработки. На втором уже запущенные и не переехавшие клиентские проекты.

Ссылка: https://www.digitalocean.com/?refcode=a757513db3f6 Цена вопроса: $60 в месяц

NewRelic

Через этот инструмент мониторинга мы настраиваем оповещения обо всем плохом, что может произойти с конкретным сервером.

Ссылка: http://newrelic.com/ Цена вопроса: бесплатно

S3

Хранилище в S3 на данный момент используется для хранение бэкапов баз и пользовательских данных на некоторых проектах.

Ссылка: http://aws.amazon.com/s3/ Цена вопроса: зависит от объема хранимых данных

Деньги и отчетность

К сожалению, в нашем мире не бывает бизнеса без бухгалтерии, финансов, документооборота и отчетности.

e-kontur

Бухгалтер у нас появился совсем недавно. До этого всю бухгалтерию я вел сам. Этот сервис сделал весь процесс понятным и простым. Кстати, бухгалтер сейчас все ведет там же. Т.е. я в любой момент могу просмотреть всю нужную информацию и все изменения.

Ссылка: http://www.e-kontur.ru/ Цена вопроса: 9000 руб. за год

Zenmoney

Несмотря на то, что проект позиционируется как инструмент для ведения личных финансов, он шикарно подходит и для контроля кэш-флоу компании. Основной инструмент тут — планируемые транзакции. С их помощью я контролирую, чтобы у компании в перспективе нескольких месяцев был стабильный приток денег и хватало на все затраты.

Ссылка: https://zenmoney.ru/ Цена вопроса: бесплатно

Части тела

• Голова
• Руки
• Ноги

С этим все понятно, без наличия этих инструментов человеческого тела наша работа редко возможна.

Все перечисленное помогает нам упорядочивать нашу работу. Самое главное, эти инструменты помогают нам решать рутинные операции быстрее, позволяя большую часть времени уделять задачам наших клиентов. А о самих клиентах я расскажу завтра.

Эта статья является частью Evercode Lab Advent 2014 — цикла из 24 статей о том, как появилась, устроена и работает компания Evercode Lab. Полный список статей можно посмотреть в анонсе Evercode Lab Advent.