“Si os dan papel pautado, escribid por el otro lado.” — Хуан Рамон Хименес, эпиграф к «451 градус по Фаренгейту»

Previously on Evercode Lab Advent

…мы ударяем по рукам, согласуем даты старта, подписываем договор и составляем Задание на первую итерацию работы

В соответствии с перечисленным проект проходит необходимое число итераций до завершения — в случае успеха, до прекращения работ — в случае, если что-то пошло не так.

неПрощание с бумагой

Сегодня о скучном. Мне кажется, ни один вменяемый человек не любит бумажную работу. За исключением юристов, конечно, да и то не уверен. Договора, акты, сверки — все это очень скучно по сравнению с основной деятельностью компании. Разве что счета выставлять приятно 🙂

Тем не менее все это действительно важно и необходимо. Одно дело договориться на словах, проявить доверие, другое — прописать, согласовать в деталях и подписаться. Без минимальной бюрократии, к сожалению, пока никак. И если со сдачей отчетности государству в электронном виде уже кое-как разобрались, то с договорами пока все не так.

Уровень бюрократии в отношениях с клиентами у нас действительно минимально необходимый. Как правило, есть:

  • рамочный договор
  • приложения/задания на каждую итерацию работ
  • акты сдачи-приемки
  • счета

Иногда нас просят подписать какие-то странные NDA. Мы не противимся, хоть и смысла в них не видим. Иногда бухгалтера просят что-то специфичное типа актов сверки, но такое случается редко.

Все документы, создающиеся до момента подписания договора, остаются в цифровом виде. Это, например, приблизительная смета и календарный план. Остальная же писанина, в основном, идет через basecamp.

Договор мы используемый преимущественно рамочный. Это значит, что он сам не фиксирует, что конкретно нужно сделать, за какие сроки и какие деньги. При этом он может иметь ограничения по деньгам и срокам сверху. Может также иметь указанную ставку, по которой ведется работа.

Если клиент не настаивает на своей версии договора, то мы предлагаем свою. До этого года мы работали по договору, который еще в начале работы помогла мне составить юридическая фирма папы. За пару лет он, конечно, немного дополнялся деталями, но не сильно. С этого года мы адаптировали под себя и свои услуги договор бюро Артема Горбунова. Он точнее отражает наш подход к работе.

Соответственно раньше к договору у нас были простые приложения с описанием блоков задач, теперь мы используем задания, где помимо целей этапа и функциональных требований неизменно присутствуют сроки, цены, технические требования и принципы совместной работы.

Само собой, что договор мы стараемся подписать до старта работ 🙂 Это же касается первого задания. Одновременно с ним выставляется счет на аванс. Остальная работа оплачивается уже по факту выполнения и закрывается стандартными актами.

Все документы хранятся в Google Drive, чтобы их удобно шарить клиентам и нужным сотрудникам. Счета и акты генерируются через Эльбу. У большинства клиентов до подписания договора возникают просьбы или вопросы. На незначительные правки, если они не противоречат нашему подходу и нашим интересам, мы обычно соглашаемся.

Да, вычитывать договор, составлять приложения, обсуждать и согласовывать правки — все это нудная и не самая интересная работа. Её можно ускорить наличием шаблонов, упрощением процесса согласования. Но наличие бумаг дисциплинирует и дает гарантии. Конечно, ничто не гарантирует, что клиент вдруг не решит прервать работу или вообще пропасть, не заплатив. Но при наличии бумаг вероятность этого ниже. За все три года, если не ошибаюсь, только один клиент после выполнения нами и приемки им работ неожиданно испарился, так и не закрыв часть оплат.

Эта статья является частью Evercode Lab Advent 2014 — цикла из 24 статей о том, как появилась, устроена и работает компания Evercode Lab. Полный список статей можно посмотреть в анонсе Evercode Lab Advent.